合同履行管理办法

第一章 总则\n\n第一条 为规范公司合同履行管理行为，保障合同全面、适当履行，防范履约风险，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规，结合公司工程管理服务实际，制定本办法。\n\n第二条 本办法适用于公司及各所属单位（以下简称“各单位”）在工程管理服务过程中签订的各类合同（包括但不限于工程监理合同、项目管理合同、招标代理合同、造价咨询合同、技术服务合同等）的履行管理活动。\n\n第三条 合同履行管理应当遵循“谁签订、谁负责，谁履行、谁管理”的原则，实行统一领导、分级负责、归口管理、协同推进的管理机制。\n\n第四条 公司合同管理部门（以下简称“合同管理部门”）负责合同履行的综合监督管理；各业务主办部门（以下简称“主办部门”）负责其职责范围内合同的日常履行管理；财务、法务等相关职能部门按照职责分工协同做好合同履行保障工作。\n\n第二章 管理职责\n\n第五条 公司分管领导负责审批合同履行过程中的重大变更、重大争议解决方案及重大违约事项处理。\n\n第六条 合同管理部门主要职责：\n（一）建立健全合同履行管理制度并组织实施；\n（二）指导和监督检查各主办部门的合同履行管理工作；\n（三）汇总、分析合同履行情况，定期向公司领导报告；\n（四）组织协调合同履行中的重大问题和争议处理；\n（五）负责合同履行相关文件、资料的归档管理。\n\n第七条 主办部门主要职责：\n（一）指定专人担任合同履行负责人，负责合同履行的具体管理工作；\n（二）制定合同履行计划，明确履约节点、责任人员和保障措施；\n（三）跟踪、检查合同履行进度，及时发现并协调解决履约问题；\n（四）负责合同履行中的往来函件、签证、变更、验收等资料的形成、收集与整理；\n（五）配合合同管理部门做好合同履行监督检查和争议处理工作。\n\n第八条 财务部门主要职责：\n（一）按照合同约定和公司财务制度，审核并办理合同款项的收付；\n（二）对合同履行中的资金使用情况进行监督；\n（三）配合主办部门做好合同结算、决算工作。\n\n第九条 法务部门主要职责：\n（一）对合同履行中的法律问题提供咨询意见；\n（二）参与合同履行重大变更、终止、解除及争议处理方案的审核；\n（三）协助主办部门做好合同履行相关法律文书审查。\n\n第三章 合同履行\n\n第一节 履行准备\n\n第十条 合同签订生效后，合同管理部门应当在五个工作日内将合同文本及相关资料移交至主办部门，并办理交接手续。\n\n第十一条 主办部门应当在收到合同文本后十个工作日内，组织合同履行相关人员熟悉合同条款，学xxx解合同技术标准、质量要求、工期进度、价款支付、权利义务及违约责任等内容。\n\n第十二条 主办部门应当针对合同特点制定合同履行计划，内容包括但不限于：履约目标、工作分解、进度安排、责任分工、资源配备、风险防控及保障措施等。合同履行计划应报合同管理部门备案。\n\n第十三条 对于重大合同或复杂合同，主办部门应当组织合同交底会议，由合同经办人员向履行团队进行详细交底，必要时可邀请法务、财务等人员参加。\n\n第二节 履行过程管理\n\n第十四条 主办部门应当按照合同履行计划组织实施，确保合同按时、按质、按量履行。合同履行负责人应当对履约情况进行动态跟踪，及时掌握履约进度。\n\n第十五条 合同履行过程中形成的各类往来文件、会议纪要、签证、确认单、验收单等，应当采用书面形式。书面文件应当由授权代表签署并加盖单位公章或合同专用章。\n\n第十六条 建立合同履行台账制度。主办部门应当指定专人负责建立和维护合同履行台账，如实记录履约节点完成情况、款项收付、变更事项、违约情形及处理结果等信息。合同履行台账应按月更新，并报送合同管理部门备案。\n\n第十七条 建立合同履行报告制度。主办部门应当按照合同履行计划确定的节点，向合同管理部门提交合同履行情况报告。对于履行周期超过六个月的合同，应当至少每季度报告一次；对于重大合同，应当每月报告一次。\n\n第十八条 主办部门发现对方存在履约能力下降、发生重大不利变化或其他可能影响合同正常履行的情形时，应当及时评估风险，并根据合同约定采取暂停履行、要求提供担保、行使抗辩权等相应措施，同时报告合同管理部门和公司分管领导。\n\n第三节 合同变更、转让与解除\n\n第十九条 合同生效后，任何一方不得擅自变更合同内容。确需变更的，应当依据法律规定和合同约定启动变更程序。\n\n第二十条 合同变更应当坚持以下原则：\n（一）必要性：变更须基于实际需要，具备充分、正当的理由；\n（二）合法性：变更须符合法律法规及合同约定，不得损害国家利益和社会公共利益；\n（三）一致性：变更内容须经双方协商一致，并签订书面变更协议；\n（四）审批性：变更须按照公司合同管理制度规定的权限和流程完成内部审批。\n\n第二十一条 主办部门根据合同履行实际情况提出合同变更建议，经法务部门审核、合同管理部门复核后，按照原合同审批权限报批。经批准后，由主办部门与对方协商签订书面变更协议，并参照本办法第十条、第十一条规定办理变更协议的交接、交底和备案。\n\n第二十二条 合同转让（包括债权转让、债务转移及权利义务一并转让）须经对方书面同意，并签订书面转让协议。主办部门应当对受让方的主体资格、资信状况、履约能力等进行尽职调查，形成书面报告，经法务部门审核后按程序报批。\n\n第二十三条 经双方协商一致，可以解除合同。约定解除或法定解除条件成就时，主办部门应当及时评估解除的必要性及可能产生的影响，提出解除方案，经法务部门审核、合同管理部门复核后按程序报批。\n\n第四节 履行验收与结算\n\n第二十四条 合同履行完毕或合同约定的阶段性成果完成后，主办部门应当按照合同约定的标准和程序组织验收。\n\n第二十五条 验收应当形成验收报告或验收证书，由双方授权代表签署并加盖单位公章。验收报告内容应当包括：合同名称及编号、验收范围及内容、验收依据及标准、验收过程、验收结论及意见等。\n\n第二十六条 对于技术复杂、专业性强的合同，主办部门可以聘请第三方专业机构或专家参与验收，其意见可作为验收的参考依据。\n\n第二十七条 合同验收合格后，主办部门应当按照合同约定和公司财务制度及时办理结算、决算手续。\n\n第二十八条 财务部门在办理合同款项支付时，应当严格审核以下材料：\n（一）合同文本及合同履行计划；\n（二）对方开具的合法有效发票或收据；\n（三）验收合格证明或阶段成果确认证明；\n（四）付款申请单及相关批件。对手续不全或不符合合同约定的支付申请，财务部门有权暂缓支付并说明理由。\n\n第五节 档案管理\n\n第二十九条 合同履行过程中形成的下列文件材料，应当连同合同正本及附件一并归档：\n（一）合同履行计划及合同交底记录；\n（二）双方往来函件、会议纪要；\n（三）变更协议、补充协议及审批文件；\n（四）担保文件及权益转移凭证；\n（五）进度报告、验收报告及证书；\n（六）结算、决算及付款凭证；\n（七）仲裁或诉讼相关材料；\n（八）其他与合同履行相关的重要文件。\n\n第三十条 合同履行完毕或合同解除后，主办部门应当在三十个工作日内将全部履地和实践水平有限，仅作参考，请结合实际情况调整使用。